Давайте обсудим как все это чисто технически можно реализовать. Специалисты по информ. технологиям ждем вашего слова.
Мои дилетантские соображения (пара написанных БД еще в институте не в счет):
1. Надо делать не одну БД, а несколько связанных между собой. Т.е., отдельно с данными на личный состав, отдельно - с данными по самолетам, отдельно - по фотоснимкам. Тогда вместо одной громоздкой базы где большинство записей будут пусты, получим несколько более компактных и индексированных БД с возможностями поиска как внутри одной базы, так и в связанных с ней.
2. Формат - dbf, старенький, достаточно простой, поддерживается всеми СУБД.
3. Необходимо выработать какие данные собственно будут храниться в базе. Что жжизненно необходимо, а что излишество.
И вообще, если коллективно сформулировать ТТЗ на такую БД, полагаю, будет продуктивнее заказать ее реализацию како-нибудь софтверной конторе, чем заниматься самодеятельностью. Ведь главное - это содержание.